5 tips til kommunikation af svært stof (looking at you, offentlige instanser!)

Dårlig kommunikation koster mange penge. Kunder der ikke forstår hvad du sælger, og derfor ikke køber. Borgere som ikke får indsendt de rigtige papirer eller som udebliver fra en vigtig undersøgelse på hospitalet. Der sidder altid et menneske som modtager, selvom det er en stor virksomhed eller et offentligt system, der er afsender. Men systemet kan sagtens møde mennesker med menneskesprog! Du får her 5 konkrete tips til, hvordan du som afsender formidler svært stof i et letforståeligt sprog. (Send gerne videre til en offentlig instans, dit forsikringsselskab, din bank, dit pensionsselskab eller andre, hvis breve og mails, du ofte fanger dig selv i ikke helt at forstå).

1. Undgå unødvendige tekniske betegnelser. Pas på alt det, som er indlysende for afsender, men som modtager ikke har en chance for at forstå. I mine foredrag kalder jeg det “Backstage information”, og det hører kun hjemme blandt dig og dine kollegaer. Hop på en bus og spørg tre tilfældige mennesker, om de forstår det, du skriver.
2. Lav øvelsen: “Skær forvirring fra!” Gennemgå hver eneste sætning, og arbejd med ord og ordstilling og smid overflødige ord og information ud. Hold øje med unødvendigt kringlede vendinger og grammatisk passive sætninger. Fx. kan du ændre “Hvor undersøgelsen foretages” til “hvor du skal have foretaget din undersøgelse”.
3. Modtageren er vigtigst! Selv om du kommunikerer på vegne af en offentligt institution, en højteknologisk virksomhed eller B2B til en kunde, så husk at det altid er mennesker, du kommunikerer til. Alle – uden undtagelse – vil hellere have noget, de hurtigt kan afkode, end noget de skal gennemtænke og måske kan misforstå. Det er ikke her, du skal prale med de fine tekniske ord, du kan.
4. Lav en gennemskuelig struktur. Identificer de tre til fem vigtigste budskaber i din tekst (har du flere, har du for mange). Spørg hele tiden dig selv: “Får modtageren fat i præcis de budskaber, jeg ønsker at modtageren skal forstå, eller kan jeg gøre det bedre?”. Lav evt. afsnit med letforståelige overskrifter.
5. Tænk på stemningen. Selvom du skal kommunikere noget alvorligt, og du som afsender skal have en vis tyngde, så kan du sagtens kommunikere menneske til menneske. Sørg for, at du holder sproget aktivt og med et godt flow. Hold sætningerne korte og klare, og vis gerne at du har forståelse for, at mennesket har andre ting i livet end din henvendelse. Bare en lille ændring i tonen kan betyde meget for modtageren.

Læs også Christiane Vejløs bud på, hvordan en indkaldelse til en undersøgelse på sygehuset burde se ud.