Vær klog uden at tænke: 4 smarte tjeklister 

Sommeren er over os, og det betyder, at det er tid til at slå arbejdshesten fra og ferieflyderen til. Men med ferie kommer også planlægning, og måske der alligevel har sneget sig ind smule stress ind i sommerferien? Gæsteblogger Lars Rothschild Henriksen fortæller, hvordan vi med enkle, smarte tjeklister kan skabe bedre overblik i vores liv og give vores hjerne et tiltrængt pusterum. Så kan det rigtig blive sommerferietid!

Hjernen er en pudsig størrelse. Den optager 3% af din krop, men forsyner sig gladeligt med 20% af din energi. Og den er ikke altid helt til at forstå – du løser komplekse opgaver på dit arbejde, husker tydeligt din bedste vens telefonnummer, fra da du var barn, men du glemmer, hvor du lægger dine nøgler.

Specielt hukommelsen er en interessant størrelse. Vi husker mange ting, men har desværre svært ved at finde dem frem igen. Hvis vi lavede HELE listen, så har du typisk gang i 30-100 forskellige ting lige nu. Omvendt ved vi, at din hjerne kun kan holde 4 ting i arbejdshukommelsen. Hvis du konstant har fornemmelsen af, at der er noget du mangler at gøre, så ved du nu hvorfor!

Din hjerne er ikke en god huskeliste

Vi spilder faktisk meget energi på at grave (dele af) vores mentale huskeliste frem. Energi, som kunne have været brugt til at udføre opgaver og tænke kreativt. Hjernen har sine begrænsninger og sine styrker og at tage højde for dette har enorm betydning for, hvordan du har det sidst på dagen – udbrændt eller dejligt afslappet. Som nævnt i en tidligere artikel, så er din hjerne ikke en god huskeliste, og der er store besparelser at hente med ganske simple ændringer.

Et essentielt skridt er at gøre det til en vane at skrive tingene ned – store som små. Vi er nødt til at “eksternalisere” tingene, så vi har mulighed for at overveje, sammenligne og genforhandle efter behov. Et eksempel på dette er tjeklister, som giver stor gevinst med en lille indsats.

Tjeklister til ethvert formål

Her er en række tjekliste-eksempler, som mange har stor glæde af, og som kan bruges igen og igen:

• Pakkeliste til rejser
  Træt af altid at stå ved stranden og have glemt strandtasken, badehåndklædet eller solcremen? Ringer naboen og fortæller, at Aarstiderne-kassen står hjemme foran din hoveddør? Lav en liste til sommerferien, vinterferien, vildmarksferien etc. Og husk at opdatere den når du kommer i tanker om noget, du glemte.
• Tjekliste til huset/sommerhuset
  3, 8, 8, #, vent på to bip, 0, A – hvordan var det nu, vi slog alarmen fra? Og hvordan var det nu, vi testede overløbsventilen på varmtvandsbeholderen? Lav en liste til dig selv (og andre) til alle de ting, du ikke gør så ofte – de er så lette at glemme og meget praktiske, når du har brug for dem. Ikke mindst når alarmen går.
• MUS/revisor- eller advokat-mødet
  Tjeklister kan både indeholde gentagende og nye ting – pakkelisten til sommerferien har mange af de samme ting, men skifter væsentligt for den 1-årige til den 2-årige. Og MUS-listen har altid info om KPI’erne for året, men også plads til mine forslag til mål for næste år/ønsker til løn/idéer til nye tiltag/etc. Gør plads til ændringer og fang dem undervejs.
• Månedlige eller årlige events
  Dette kan både være sommerfesten, den månedlige livestream af nye features eller til den årlige konference, du koordinerer for firmaet. Hvad var det, vi skulle huske til næste gang? Hvem skulle inviteres? Hvis vi nu noterer, hvem der stod for den dejlige menu, så slap vi for at skulle søge og finde en ny hvert eneste år? Og efterfølgende er det værd at reflektere: Nu tog det x dage at få på plads, måske skal vi sørge for at starte lidt tidligere med planlægningen næste gang?

Hvor kunne du selv bruge tjeklister? Måske kan du kopiere nogle af ovenstående? Eller hvis du tænker på din hverdag – er der noget, du gentager løbende hver dag, uge, måned eller år? Måske har I nogle processer på arbejde, som kunne have glæde af at få lidt mere struktur? Måske har I nogle processer, som kun få mennesker kender? Brug lidt tid på at skrive dem ned – det betaler sig altid.

Bonus: Husk at løbe listen igennem før du skal bruge den. Tag fx fat i pakkelisten 3 uger, før du skal afsted, så du kan nå at få købt aftersun og få din udlånte GoPro tilbage.

Lars Rothschild Henriksen er danmarks eneste certificerede Trainer i Getting Things Done® og direktør i GTDnordic. Du kan læse mere i GTDnordic’s gratis e-bog om de 5 trin